Lange Zeit war die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ausgesetzt worden. Nun hat die Finanzverwaltung eine elektronische Meldemöglichkeit geschaffen. Für Unternehmen beginnt damit ab dem 01.01.2025 die Meldefrist.
Hintergrund
Zum Schutz vor Manipulation besteht seit dem 1. Januar 2020 die Pflicht, elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte TSE (technischen Sicherheitseinrichtung) zu schützen. Die Aufrüstung der Kassensysteme war für viele Unternehmen mit erhöhtem Aufwand verbunden. Ausnahmen aufgrund der Gemeinnützigkeit bestehen nicht.
Meldung der Kassen
Das Gesetz sieht vor, dass innerhalb eines Monats nach Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems eine Anzeige gem. § 146a Abs. 4 AO an das zuständige Finanzamt erstattet wird. Da für die Meldung der elektronischen Kassensysteme bislang jedoch keine elektronische Übermittlungsmöglichkeit verfügbar war, wurde die Meldepflicht ausgesetzt.
Beginn des Mitteilungsverfahrens ab 01.01.2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird nun jedoch eine elektronische Meldemöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Damit beginnt auch die Meldefrist. Übergangsweise ist für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft worden sind, die Mitteilung bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten. Für Anschaffungen ab dem 1. Juli 2025 gilt sodann die reguläre Mitteilungsfrist von einem Monat.
Für gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme ist ebenfalls eine Mitteilung vorzunehmen.
Neben der Anschaffung ist auch die Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems mitzuteilen. Für Außerbetriebnahmen ab dem 1. Juli 2025 gilt ebenfalls die einmonatige Meldefrist. Soweit elektronische Aufzeichnungssystems vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, ist eine Mitteilung nur erforderlich, wenn zuvor bereits die Meldung der Anschaffung erfolgt ist.
Die Abgabe einer Mitteilung hat getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen. Es sind bei jeder Mitteilung stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln.
Welche Angaben sind zu melden?
Dem Finanzamt sind gem. § 146a Abs. 4 AO folgende Informationen mitzuteilen:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Handlungsempfehlung
Da mit Beginn des Mitteilungsverfahrens erhöhter bürokratische Aufwand auf die Unternehmen zukommt, empfehlen wir Ihnen, bereits frühzeitig die erforderlichen Informationen zusammenzutragen und die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Übermittlung zu schaffen. Zudem sollte durch Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Definition von Prozessen die fristgerechte Meldung sowie die fortlaufende Aktualisierung der Daten sichergestellt werden. Ein unternehmensinternes TCMS schafft durch implementierte Kontrollinstrumente zudem die gebotene Sicherheit im alltäglichen Handeln.
Für Fragen rund um das Meldeverfahren und die Vorteile eines TCMS stehen Ihnen unsere Expert:innen gerne zur Seite. Jetzt Kontakt aufnehmen!