Ohne zusätzliche Unterstützung von Dritten in Form von Spenden für Investitionen oder laufende Aufwendungen wären viele Projekte gemeinnütziger Organisationen nicht bzw. nur teilweise realisierbar. Unternehmen oder Organisationen, die einen handelsrechtlichen Jahresabschluss aufstellen, sehen sich dabei mit der Frage der periodengerechten Verteilung von Spendenmitteln konfrontiert. Mit einer sachgerechten Darstellung soll die Transparenz und das Vertrauen bei Adressaten des Abschlusses gewährleistet werden. Die Anforderungen steigen, je vielfältiger und umfangreicher das Spendenaufkommen ist und formen damit einen Dauerbrenner in der Bilanzierungspraxis spendensammelnder Organisationen.
Verwendung zweckgebundener Spendenmittel
Häufig werden Spendenmittel für einen bestimmten Zweck gewährt und für diesen verwendet bzw. es werden Spendenaufrufe direkt für ein bestimmtes Projekt gestartet. Handelsbilanziell ist dabei entscheidend, ob die Spende dabei eine Investition in das Anlagevermögen finanziert oder laufende betriebliche Aufwendungen.
Spenden für Investitionen: Hierbei kann es sich z.B. um Spenden für Sportgeräte oder für Mobiliar der Vereinsräume handeln. Diese Anschaffungen verursachen im Jahresabschluss der Organisation ergebnismindernde Aufwendungen in Form von Abschreibungen, die sich in der Folge über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des angeschafften Vermögensgegenstandes verteilen.
Die Spende hingegen stellt einen einmaligen Zahlungseingang im Geschäftsjahr dar, woraus sich folgendes Problem ergibt: zeigt die Organisation die Spende im Moment des Mitteleinganges direkt in voller Höhe im Ertrag, läge keine periodengerechte Zuordnung der Aufwendungen und Erträge vor. In diesem Jahr würde ein Gewinn entstehen, in den Folgejahren ein Verlust.
Um diesen Effekt zu vermeiden, kennt das Handelsrecht zwei verschiedene Varianten, die beide wahlweise angewendet werden dürfen.
Kürzung der Anschaffungskosten
Zum einen ist die Kürzung der Anschaffungskosten um die Höhe der Spende möglich. Damit wird im Anlagevermögen nicht mehr das komplette Vermögen gezeigt, sondern nur noch der Anteil, der nicht über die Spenden finanziert ist.
Ist ein Vermögensgegenstand vollständig über Spenden refinanziert, muss an dieser Stelle das Inventarisierungsgebot beachtet werden. Die Investition ist mit einem Anschaffungswert von Null oder einem Erinnerungswert in der Anlagenbuchhaltung zu führen.
Bildung Sonderposten
Anstelle des unmittelbaren Absetzens ist die Passivierung der Spende in einem gesonderten Passivposten möglich. Die Bilanz wird dann um den Posten „Sonderposten zur Finanzierung des Anlagevermögens“ erweitert. Dieser Passivposten wird in der Folge analog zur Abschreibungsdauer aufgelöst und vermindert damit den Abschreibungsaufwand. Dabei ist das Saldierungsverbot zu berücksichtigen.
Bei der Bildung eines Sonderpostens wird in Abgrenzung zur Absetzung die Transparenz für Dritte durch die vollständige Darstellung der Vermögenslage erhöht. Aus diesem Grund ist diese Variante i.d.R. gängige Praxis.
Spenden für laufende Aufwendungen: Diese dienen der Deckung laufender Aufwendungen, wie zum Beispiel Personalkosten, Miete oder Wartungen, und werden in der Gewinn- und Verlustrechnung als sonstige betriebliche Erträge erfasst. Die Aufwendungen werden entsprechend dem Saldierungsverbot in ihrer primär anfallenden Position vollständig ausgewiesen.
Bezieht sich die Spende zwar grundsätzlich auf eine Aufwandsposition, fällt dieser Aufwand aber über den Bilanzstichtag verteilt an z.B. Raummiete ab dem 1. Juli für ein Jahr, muss nach den genannten Grundsätzen auch der Spendenertrag über den Stichtag verteilt werden. Die Abgrenzung in der Bilanz für die Folgejahre erfolgt über einen passivischen Abgrenzungsposten.
Mittel ohne Zweckbindung
Freie Spenden, d.h. Mittel ohne konkrete Zweckbindung, werden gemäß Realisationsprinzip im Zeitpunkt des Mittelflusses als Ertrag erfasst. Der Ausweis in der Gewinn- und Verlustrechnung erfolgt unter den sonstigen betrieblichen Erträgen. Werden die Mittel für investive Maßnahmen im Geschäftsjahr eingesetzt gilt auch in diesem Fall die Bilanzierungsfolge zur Bildung eines Sonderpostens bzw. Minderung der Anschaffungskosten.
Praxistipp
Die Entscheidung, wie mit einer Spende verfahren wird, entwickelt sich mitunter erst im Laufe des Geschäftsjahres oder im Folgejahr. Insbesondere bei einem hohen Volumen an Spendenzuläufen ist demnach ein pragmatischer Ansatz zur buchhalterischen Erfassung gefragt. Eine Möglichkeit ist die Verbuchung der Spendeneingänge auf zwei Verrechnungskonten, a) für zweckgebundene Spenden und b) für nicht zweckgebundene Spenden, die beide den sonstigen Verbindlichkeiten i.S.v. noch nicht verwendeten Spendenmitteln zugeordnet sind. Der Ausweis als Verbindlichkeit ergibt sich aus möglichen Rückforderungsansprüchen des Spenders bei nicht (bestimmungsgemäßer) Verwendung.
Die Verteilung der Mittel in die Bilanz bzw. in die Gewinn- und Verlustrechnung kann bei Mittelverwendung von diesem Verrechnungskonto aus erfolgen. Zu beachten ist dabei, dass aufgrund der Periodenwidmung der Betrag der nicht zweckgebundenen Mittel zum Jahresende Null ergeben muss. Bitte achten Sie auch auf ausreichend aussagekräftige Buchungstexte. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Jetzt Kontakt aufnehmen!