Auch für Träger des Gesundheits- und Sozialwesens besteht die Notwendigkeit, mit zahlreichen Partnern Verträge zu schließen. Dabei passiert es oft, dass Kündigungsfristen verpasst werden, Intransparenz herrscht, Entgelte nicht korrekt kalkuliert werden oder rechtliche Anforderungen nicht beachtet werden. All das kostet sowohl Zeit als auch Geld, das an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden könnte.
Prozesse zum Vertragsmanagement müssen drei Dinge gewährleisten:
- Die Vertragsverwaltung muss in übersichtlicher Form den Nutzer:innen alle wichtigen Informationen möglichst online zur Verfügung stellen. Jeder Vertrag sollte eindeutig identifizierbar sein. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bilden häufig die geeignete technische Plattform für ein zeitgemäßes Vertragsmanagement. Für eine erfolgreiche Implementierung eines DMS müssen eine klare Ablagestruktur erstellt und ein Berechtigungskonzept erarbeitet werden. Besteht das Ziel, Originaldokumente, nachdem sie in das DMS überführt wurden, zu vernichten („Ersetzendes Scannen“) sind einschlägige rechtliche Vorgaben zu beachten. Ein „Vertragsmanager“ sollte bestimmt werden, der im Unternehmen das System der Vertragsverwaltung pflegt.
- Das Vertragscontrolling findet auf unterschiedlichen Ebenen statt: Auf der operativen Ebene ist es die Aufgabe der Fachabteilungen, die einzelnen zu erledigenden Punkte zu den jeweiligen Verträgen abzuarbeiten. Das Controlling und die Geschäftsführung müssen die Risiken aus den jeweiligen Verträgen bewerten und daraus ihre Managementaufgaben ableiten.
- Hol- und Bringschulden müssen bei den Prozessen rund um Verträge eindeutig definiert werden. Um die Effektivität und Effizienz der Prozesse sicherzustellen, sind Verantwortlichkeiten, Rollen, konkrete Arbeitsschritte einschließlich ihrer technischen Umsetzung zu definieren und für die Prozessbeteiligten transparent zu machen.
Mit gelungenen Prozessen zur schnellen Risikoidentifizierung
Sind Prozesse sauber definiert, lassen sich auch steuerliche und rechtliche Risiken leichter identifizieren.
Leitsatz für die Optimierung: Gleiches gleich regeln und handhabbare Strukturen schaffen
Insbesondere bei größeren Unternehmensverbünden könnte hierbei das Hauptaugenmerk beispielsweise darauf liegen, den internen Leistungsaustausch zwischen den selbstständigen Unternehmen einheitlich zu organisieren. Hierbei unterstützen wir Sie gerne.
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